Caso de éxito #03

03.02.2022

Comparto con vosotr@s otro caso de éxito basado en las premisas del método 'Ready, Steady, Go!'.

Hace unos años me propusieron liderar un equipo para tratar de reducir los costes de no-calidad en una de nuestras plantas industriales.

Afrontábamos un problema serio porque habíamos cuantificado que los costes asociados al rechazo de piezas más el tiempo y recursos de verificación de toda nuestra producción para encontrar los productos defectuosos antes de enviarlos al cliente ascendían a más de un millón de euros anuales.

En la empresa se había realizado un análisis de la situación y se tenían ciertas ideas sobre dónde se producían los defectos en nuestro producto, pero no se estaba dando con la clave para atajar el problema.

Como punto inicial del proyecto que tenía que liderar, organizamos un taller en la compañía para, aprovechando la presencia de compañeros de diferentes áreas, tratar de conseguir una visión lo más amplia posible de la situación.

Utilizamos la herramienta 'Mapa de experiencia del cliente' (ver publicación "Ready, Steady, Go! Una forma diferente y realmente eficaz de liderar equipos") para, colocando al producto en el lugar del 'cliente', entender el camino que éste llevaba a lo largo del proceso productivo, identificando los puntos clave del mismos sobre los que poner el foco en acciones posteriores.

Una vez determinadas las etapas críticas del proceso y los miembros del equipo que llevarían el encargo adelante, definimos el marco del trabajo a realizar, las posibles áreas de trabajo y nos repartimos tareas concretas con plazo de finalización de una semana.

A partir de ese momento, y considerando que sólo teníamos 6 meses para mostrar resultado con un reto imponente por delante, nos autoimpusimos una cadencia de reuniones de seguimiento reducida con una agenda clara, un tiempo de no más de una hora y tareas concretas a acometer hasta la siguiente ocasión en que nos viéramos.

No fijamos la cadencia en una semana, sino que fuimos variándola en función de las tareas a llevar a cabo, si bien nunca supero las dos semanas de lapso. Esto resultó clave para mantener la tensión y el ritmo del proyecto.

Como se vio claramente, el equipo tenía una gran solvencia técnica, pero adolecía de la coordinación suficiente para atacar el encargo de manera ordenada. No era capaz de definir una planificación adecuada y, por lo tanto, de organizar su trabajo para alcanzar el objetivo perseguido en un tiempo reducido.

Lo 'único' que tuve que hacer yo fue asumir ese rol de, primeramente, analista para, una vez identificados los cuellos de botella, coordinar el trabajo (propuesto y llevado a cabo por el equipo local) de una manera coherente, continuada y eficaz.

Lo que se reveló fundamental en este proyecto fue la visualización conjunta del proyecto (fase 'Steady' del método 'Ready, Steady, Go!') y la ejecución apoyada en la preparación y conducción de reuniones eficaces y un seguimiento (podríamos decir que) férreo del estado de los trabajos definidos (fase 'Go!' del método).

Es fundamental que, como líderes, podáis proveer al equipo de herramientas útiles para la gestión de proyectos que ayuden en diferentes momentos del mismo.

¿Queréis saber el resultado del trabajo?

Puedo decir con orgullo que fue espectacular: en seis meses, ¡redujimos el coste de no calidad en un 82%!

Alguien podría pensar, con razón además, que todavía quedaba trabajo por hacer y que podíamos haber seguido un poco más para completar el 18% restante llegando al escenario ideal de coste cero.

Es cierto, pero, en este caso, realizamos también un análisis de coste-oportunidad para ver el esfuerzo (en tiempo, recursos y euros) que nos supondría completar el camino hasta el cero defectos en relación al beneficio que podríamos obtener.

Y la conclusión fue que, en vista del coste, del potencial beneficio y de la vida útil que restaba del proyecto, no tenía sentido llegar más allá.

En cualquier caso, los logros que conseguimos en tan poco tiempo fueron espectaculares. Adicionalmente, y aunque esto no era parte del encargo, la imagen de la empresa y del equipo interno mejoró notablemente, ellos ganaron en confianza y seguridad, aprendieron nuevas herramientas de gestión de proyectos, nuevas formas de trabajar (especialmente en cuanto a la organización de reuniones), mi propia relación con este equipo se afianzó de manera increíble...

En definitiva, fue una gran experiencia.