Equipos virtuales

16.01.2021

Nos guste o no, los equipos virtuales han venido para quedarse.

El empleo de herramientas de reunión remotas no es algo nuevo. Desde hace años vienen utilizándose, de manera más o menos habitual, aplicaciones como Skype u otras similares. Sin embargo, en muchas ocasiones, su empleo se limitaba a casos más o menos excepcionales: para reuniones de seguimiento periódicas de corta duración, cuando los asistentes estaban en varias localizaciones diferentes haciendo complicada (o muy costosa) la organización de una reunión cara a cara, etc. pero, en cualquier caso, para las reuniones 'importantes', recurríamos sin dudarlo a los encuentros físicos.

La reunión virtual era, de alguna manera, un recurso a utilizar "si no quedaba otro remedio".

Tod@s (y me incluyo) hemos alabado en algún momento las ventajas de las reuniones presenciales minusvalorando las posibilidades que nos ofrecían las herramientas de reunión remota.

Pero entonces llegó la pandemia, el Covid-19, el confinamiento, el teletrabajo... y las reuniones virtuales se convirtieron, de repente, en la mejor (a veces, la única) opción. Adiós a todos los argumentos a favor de las reuniones cara a cara, ya que, en muchas situaciones, esta opción desapareció por completo. Era reunión virtual o nada.

Y comenzamos a prestar más atención a esta forma de comunicación, las herramientas que conocíamos comenzaron a ofrecer nuevas prestaciones, aparecieron nuevas aplicaciones, nos 'obligamos' a utilizar este medio incluso para las reuniones que creíamos debían hacerse sí o sí en persona... Y empezamos a ver sus ventajas.

La primera, inapelable, es el coste. No hay lugar a dudas: una reunión virtual es muchísimo más económica que una reunión física. Yo he asistido a reuniones de media jornada en el extranjero (dentro de Europa) que me han obligado a coger un avión, mínimo una noche de hotel, dietas, en ocasiones coche de alquiler (en otras, taxi u otro modo de desplazamiento), etc. En definitiva, y redondeando, mil euros de coste. Recientemente, he tenido reuniones similares en modo virtual con un coste nulo (más allá de la conexión a internet).

La segunda, también indiscutible, es el tiempo. Para la misma reunión que acabo de utilizar como ejemplo, en el caso de la reunión presencial necesitaba dos jornadas de trabajo. En el modo virtual, empleaba las cuatro horas efectivas de la reunión.

Otra gran ventaja a tener en cuenta (esta ya intangible y presente en ciertas situaciones) sería el mayor desgaste físico y emocional de la reunión cara a cara derivado de madrugones para coger aviones tempranos junto con trabajo tardío en el hotel por la noche para tratar de responder algunos de los correos recibidos durante el viaje, la imposibilidad de conciliar la vida familiar o nuestras actividades cotidianas (ir al gimnasio dos o tres días por semana, tomar algo con los amigos después del trabajo...) con nuestra actividad profesional, etc.

Dejando de mirarnos el ombligo, creo que también es notorio y muy importante el beneficio medioambiental de la reducción de movilidad. No cabe duda de que la reducción drástica de viajeros durante 2020 está suponiendo una grave crisis para sectores como el aeronáutico; sin embargo, las ventajas para el planeta son visibles.

Por supuesto y por otro lado, algunos de los inconvenientes que ya veíamos hace un año siguen estando presentes. Bajo mi punto de vista, los más importantes son:

  • Déficit de atención: si en cualquier reunión es posible que los asistentes puedan desconectar si el tema no es de su especial atención o si la reunión se alarga más de la cuenta, en una reunión virtual esto es mucho más probable. No en vano, la mayor probabilidad de encontrar distractores (llamadas, correos entrantes, asuntos pendientes encima de la mesa, etc.), así como la posibilidad de atender otras cuestiones sin que nadie se dé cuenta, hace que resulte mucho más fácil que los asistentes a una reunión virtual dejen de prestar atención restando efectividad a la misma.
  • Dificultad para crear vínculos sociales y/o emocionales: el hecho de no tomar un café distendido con los asistentes a la reunión, de no poder comer con los miembros de tu equipo o, simplemente, encontrarte con ellos en entornos diferentes a las meras reuniones de trabajo, hace que perdamos la posibilidad de conocer a las PERSONAS con quienes nos relacionamos.
  • Imposibilidad de encuentros espontáneos con miembros del equipo donde, en un momento y sin haberlo previsto comentar el estado de un proyecto: muchas veces, pasamos por delante de la puerta del despacho de un compañero, nos acordamos de un tema pendiente, entramos directamente y lo solucionamos en un momento. En el caso de equipos virtuales, esta espontaneidad se pierde. No obstante, aquí me gustaría hacer un inciso. Actualmente, es facilísimo programar una reunión de media hora con un compañero de trabajo ya que, en muchas ocasiones, tenemos la opción de ver la agenda de todas las personas de la empresa y comprobar cuándo tiene un hueco libre. Así, la reunión espontánea que surge en un pasillo o al pasar frente al despacho de alguien puede, más o menos, sustituirse por la invitación a una reunión a lo largo del mismo día de 15-30 minutos.
  • Relajación de ciertos miembros del equipo: hay personas que, para dar el 100%, necesitan que alguien esté periódicamente controlando su trabajo. Sé que últimamente se habla mucho de responsabilidad compartida, de que cada miembro de un equipo pueda tomar sus propias decisiones, de empoderamiento, etc., pero no se puede negar que, algunas personas tienden a la procrastinación si no sienten la presión de alguien controlando sus pasos. Cualquiera que haya liderado equipos coincidirá conmigo que este tipo de persona existe. Si tienes a alguien así en tu equipo y trabajáis en la misma fábrica, la misma oficina, la misma empresa, tu mera presencia constante y la posibilidad de que le preguntes, en cualquier momento, por el desarrollo de sus tareas, supone para ellos un recordatorio constante de lo que tienen que hacer. En equipos virtuales, el único momento de rendición de cuentas son las reuniones programadas, por lo que es especialmente importante programar una cadencia adecuada.

Por supuesto, en el caso de equipos ya consolidados, la necesidad de socializar, de crear vínculos o de conocer al resto de miembros más allá de su perfil profesional y su aportación al proyecto puede ser relativamente pequeña.

Igualmente, pueden tener una dinámica de trabajo ya establecida y asentada que haga mucho más sencillo su gestión y seguimiento.

Además, si conocemos bien a nuestros compañeros, es más fácil adecuar nuestra forma de liderazgo a las necesidades de cada uno de ellos.

Así pues, en estos casos, los riesgos de un bajo rendimiento del equipo se minimizan.

Sin embargo, en equipos que trabajan juntos por primera vez o para el lanzamiento de nuevos proyectos, los puntos mencionados anteriormente pueden poner en peligro el buen desarrollo del proyecto.

Mi apuesta de futuro pasa por un sistema mixto con reuniones presenciales al principio de un nuevo proyecto o la creación de un nuevo equipo pasando a reuniones virtuales durante la mayor parte de la vida del proyecto, programando reuniones cara a cara una vez al año como norma general (organizando reuniones físicas extraordinarias si el proyecto/equipo lo necesita) y cerrando el proyecto, de nuevo, con una reunión presencial.

En este escenario, sería tremendamente importante que el líder prestara especial atención a los aspectos socioemocionales durante las reuniones cara a cara, manteniendo una cadencia de reuniones virtuales de no más de dos semanas, para preservar la rendición de cuentas y la tensión en el seno del equipo.

La pandemia que hemos vivido en 2020 (y seguiremos sufriendo en 2021) nos ha abierto los ojos a otra realidad, a nuevas posibilidades y oportunidades. Abracémoslas, aprovechemos al máximo los nuevos recursos y optimicemos la gestión integral de nuestros proyectos.

En el libro Ready, Steady, Go! una forma diferente y realmente eficaz de liderar equipos dedico un capítulo completo a este tema y comparto, en base a mi experiencia, consejos y sugerencias para sacar el máximo partido a los equipos virtuales.

La historia nos ha demostrado en muchas ocasiones que luchar contra el progreso es una batalla perdida. No podemos dar la espalda a la realidad que tenemos frente a nosotros. No podemos pensar que, cuando retomemos una cierta normalidad, vamos a volver a trabajar como antes y que, por tanto, las reuniones remotas serán únicamente un recurso temporal mientras duren las restricciones a la movilidad.

Personalmente, estoy convencido de que, en el futuro, los equipos y las reuniones virtuales van a ser más frecuentes que las reuniones cara a cara. Por tanto, aprovechemos este tiempo que tenemos actualmente ante nosotros para aprender a sacarles partido; tratemos de adaptarnos y de conocer las opciones que nos ofrece la tecnología para optimizar nuestros recursos y salir reforzados de esta situación.

Si no puedes luchar contra una corriente demasiado fuerte, déjate llevar.

"Be water, my friend"